Conceptul evenimentului reprezintă prima formă exprimată în cuvinte, adesea și în imagini, a unui eveniment. Acesta are scopul de a exprima clar anumite puncte esențiale în definirea și desfățurarea cu succes a evenimentului planificat. De asemenea, este pasul în care clientul își prezintă așteptarile și visele, iar organizatorul înțelege complexitatea evenimentului pe care trebuie să îl pregătească.
Lucrurile care trebuie exprimate clar de la bun început sunt legate de:
- Situația inițială;
- Grupul țintă al evenimentului;
- Misiunea (sau obiectivele) pe care clientul dorește să le atingă;
- Ideea centrală (Motto-ul) în cazul în care există unul;
- Strategia dorită de client sau pe care organizatorul o consideră necesară;
- Transpunerea în practică a evenimentului propriu zis;
- Derularea evenimentului;
- Bugetul alocat acestui eveniment.